The ‘are you ready’-checklist?

AdobeStock_105001694.jpeg
 

Herken jij je in een van de 12 onderstaande statements, vragen of voorbeelden? Dan ben jij er helemaal klaar voor om met een eigen en persoonlijk procesmanagement systeem aan de slag te gaan!

Blijf je toch twijfelen omdat jouw voorbeeld, blokkade, vraagstuk, wens of issue er niet tussen staat? Plan dan een vrijblijvend gesprek met mij in en ik denk graag met je mee hoe procesmanagement jou kan helpen!

 
 

 

1. You’re doing great!

 
 

Je bent al een paar jaar bezig, je hebt voldoende klanten, een gezonde cashflow, en bevestiging uit de markt dat je product en/of diensten aanslaan. In de begin fase ben je het ene succes naar de ander aan het vieren. De energie is groot, je zelfvertrouwen en ondernemers-mindset groeit, je hebt veel nieuwe ideeën en grijpt (bijna) iedere nieuwe mogelijkheid van business aan. De essentie van je business vasthouden in deze fase is belangrijk voor continuïteit voor je bestaande klantenkring en de nieuwe klanten die daaruit voortkomen. Inzichten in hoe je dit hebt uitgevoerd in product en werkwijze, heldere doelen en visie in alignement brengen of houden en nieuwe lanceringen in dezelfde stijl als dat bij jouw onderneming past is essentieel.

Je processen en werkwijze in een duidelijk structuur te zien helpt je met het analyseren, leren en verbeteren zodat jij krachtiger de next steps kan gaan zetten.

 
 

2. More business with less time

 

Heel simpel; je wilt meer met je business, voor minder tijd. De laatste jaren is het namelijk zo goed gegaan, je hebt hard gewerkt, heb alles gegeven en dat zie je terug in de resultaten! Gefeliciteerd, super gaaf! Je wilt echter niet meer zoveel tijd en energie stoppen in het runnen van de dagelijkse dingen, je wilt namelijk meer tijd en energie stoppen in al je ideeën, nieuwe ontwikkelingen, producten of diensten. Maar hoe werk je nieuwe of aanvullende concepten uit als er zoveel tijd gaat zitten in the day2day business?

Yep, door procesmanagement. Uitgewerkte processen laten zien waar de verschillen en overeenkomsten zitten in het tot stand komen van je producten of diensten. Het zal je dan opvallen dat de stappen om nieuwe producten op de markt te brengen niet zo groot zijn. Je hebt immers 80% al van dat proces al opgezet. Je hoeft dat proces alleen maar te herhalen en een paar kleine details toe te voegen en voilà!

 
 

3. When can I sleep?

 
 
 
 

Sowieso iedere dag, maar hopelijk je wel genoeg? Ook nu gaat het super goed; je werkt hard en krijgt er veel voor terug. Maar je bent eigenlijk ook wel gewoon moe. Misschien ben je wel begonnen met ondernemen voor meer vrijheid en om flexibel met je tijd om te gaan. Maar die flexibiliteit is er wel een beetje uit, want net als ieder ander heb jij ook maar 168 uur in de week waarvan je er - hopelijk - al 56 uur weg kan strepen om te slapen. De tijd die je in je onderneming stopt staat op de max en dat wil je niet meer. Je wilt meer ruimte, meer flexibiliteit en rust.

Met het in kaart brengen van je processen zie je waar jouw tijd echt in gaat zitten en hoeveel (onnodige - onhandige - verouderde - handmatige) stappen je onbewust hebt opgenomen in je proces. Met een kritische analyse van die processen kunnen de tijdbesparende verbeteringen doorgevoerd worden.

 
 

4. planning or hoping?

Stel; je hebt voor jezelf een vaste weekplanning en dan meld die ene (grote) klant zich aan of een unieke kans dat je super gaaf lijkt om te gaan doen. Je zegt gelijk ja en begint met de voorbereidingen. Al snel blijkt dat je die week juist je administratie, blog artikel en knutselochtend op de school van een van je kinderen in de planning hebt staan. Naast nog de werkzaamheden voor andere klanten. Prima, je verschuift het artikel naar twee weken later en je administratie werk je dan wel even in de avonduren bij. Maar in de praktijk blijkt het artikel meer tijd in beslag te nemen, was je tot 3:00 AM bezig met je administratie en was je vergeten een actie voor een klant in je planning op te nemen. Resultaat; achterstand op jouw eigen werkzaamheden en jouw energie-potje is helemaal leeg. Gezellig knutselochtend gehad? I doubt it.

Als je echt weet wat je afhandel- en doorlooptijden zijn van de processen in je onderneming dan kan je daar veel beter op anticiperen, plannen en voorspellen. Misschien had je tegen die nieuwe klant kunnen zeggen dat je die week niet van start kan gaan, maar de week daarop wel. Of je VA gevraagd om rekening te houden met 4 uur extra werk over twee weken. Of had je je werkzaamheden kunnen herverdelen op basis van beschikbare tijd per dag/week zodat je zeker wist dat het zou passen.

 
 

5. Help wanted

 

Behoefte aan ondersteuning van een Virtual Assistant? Of je bent begonnen aan het vormen van een team? Hoe ga jij dan je werkzaamheden aan hen overdragen? Eerst een dagdeel je activiteiten uitleggen, dan een paar weken lang losse vragen beantwoorden, eventueel fouten corrigeren en tot slot toch. nog even samen een dagdeel zitten om een aantal zaken door te nemen. OF neem je het proces een keer samen door op basis van het handboek dat je hebt over je processen, geef je aan welke kwaliteitseisen van belang zijn, welke afhandeltijd je verwacht en ga je alleen bijsturen op het moment dat je ziet dat er niet aan de doelstellingen of kwaliteitseisen wordt voldaan? Ik verwacht dat jij ook voor dat laatste scenario gaat.

Het uitschrijven van je processen, deze koppelen aan je doelstellingen en kwaliteitseisen, ze onderbouwen met instructies en het samenvoegen tot een handboek maakt het voor jou zo veel makkelijker, EN sneller EN met meer vertrouwen werkzaamheden uit te besteden of over te dragen. Je behoudt inzicht in je business, ontvangt de juiste feedback en je weet dat de uitvoering conform jouw eisen gedaan wordt.

 
 

6. Don’t forget

Druk, druk, druk. Super goed! Dat betekent dat je werk hebt en er geld binnenkomt. Super gaaf ook, want je begon met niets en hebt nu een heel klantenbestand opgebouwd, misschien wel zelfs diensten of producten toegevoegd en je hebt een eigen unieke werkwijze ontwikkeld. Things are good. Maar toch merk je de laatste tijd dat je nog wel eens wat vergeet. Soms ook wel eens iets voor een van je klanten. Je realiseert je dat je geen constante kwaliteit - uniformiteit - levert en dat vind je wel belangrijk.

Het opstellen van een proces functioneert ook als een checklist, een houvast voor jezelf om niets te vergeten. Dit is combinatie met het koppelen van doelen en kwaliteitseisen aan je processen biedt jou de zekerheid om te leveren met een constante kwaliteit - niet een keer, maar elke keer, niet een product, maar alle producten.

 
 

7. Where’s the joy?

 

Het begon zo leuk allemaal. Je was enthousiast, blij en genoot van je onderneming. Maar je merkt dat je steeds vaker zuchtend aan je werkdag begint en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Waar ligt dat aan? Identificeer die ‘zucht-triggers’ en verbeter of elimineer ze. Maar weet jij wel precies waar het aan ligt? Weet jij door welke momenten je enthousiasme en plezier daalt?

Een grondige en kritische analyse op je processen en processtappen geeft jouw wel deze inzichten en met deze inzichten kan je de juiste stappen verbeteren (of zelfs helemaal elimineren!) zodat je weer ‘zucht-vrij’ bent!

 
 

8. No more chaos

Je begon met niets en hebt nu een lopende business. It pays the bills. Je hebt alles vanaf niets opgebouwd. Als je nu naar ‘dat alles’ kijkt is het eigenlijk ook een grote stapel van losse onderdelen binnen je bedrijf. Misschien wat verwarrend soms, onoverzichtelijk, onduidelijk. Maar het komt altijd wel goed. Je levert kwaliteit en je klanten zijn tevreden. Maar het zit je eigenlijk niet lekker, want het is wel een beetje een chaotische verzameling van bedrijfsactiviteiten. Je wilt overzicht, structuur en rust.

Voor mij is procesmanagement precies dat; chaos in de structuur. En nee, ik bedoel niet ‘structuur in de chaos’. Ik geloof namelijk dat een (creatieve) onderneming een beetje chaos, creativiteit en flexibiliteit nodig heeft. That’s where the magic happens. Maar een duidelijke structuur om die chaos heen zodat er wel overzicht is, een vertrouwen in waar, wat en wanneer gebeurd biedt de rust dat nodig is om in je creatieve chaos te werken.

 
 

9. i need a change

Je runt al een tijdje je business, ook hier gaat het gewoon goed. Maar de spanning is er een beetje uit. Je hebt eigenlijk wel zin in iets anders en je bent op zoek naar inspiratie. Je wilt iets nieuws, iets exciting dat past bij jezelf en je business. Maar wat eigenlijk? Dat weet je ook niet zo goed. Herken je dat, dat als je een moeilijke periode hebt gehad en je na een tijdje terugkijkt naar de laatste 6, 12 of 18 maanden? Als je terugkijkt dan zie je ineens hoever je gekomen bent toch? of wat je hebt geleerd, welke ontwikkeling je hebt meegemaakt. Die realisatie geeft je een boost van vertrouwen en positiviteit en inspireert je voor de toekomst. Had jij dezelfde boost gehad als je 6 maanden terug had gekeken naar je huidige situatie? Waarschijnlijk niet - deze inzichten komen alleen door afstand en tijd.

Procesmanagement biedt dezelfde inzichten over jouw proces. Het in kaart brengen van je bedrijfsstructuur, met doelstellingen, kwaliteitseisen en resultaten laten jou je bedrijf in een heel nieuw daglicht zien. Het geeft je dezelfde boost in vertrouwen en positiviteit en geeft inspiratie. Inspiratie wordt iets anders, iets beter, iets meer, iets dat je drive en energie niveau weer activeert.

 
 

10. How much?!

Een duidelijk doel; je wilt je kosten verlagen. Minder kosten is meer winst. Simpel sommetje.

Simpele oplossing ook. Met procesmanagement kan je gerichte kosten reductie analyse uitvoeren. Je gaat die verbeteringen identificeren en doorvoeren gericht op het verlagen van je kosten.

 
 

11. What does your customer say?

Je klanten zijn tevreden; ze blijven met je samenwerken of komen terug voor meer. Je werkt goed met je processen; je hebt de juiste verbeteringen doorgevoerd en hebt deze afgestemd op je doelstellingen. Maar uhhhh…wat zijn de doelstellingen van je klant eigenlijk met jouw processen? Heb jij dat wel eens aan ze gevraagd of heb jij dat voor ze ingevuld? Ze zijn op zich wel tevreden, maar zijn ze ook echte ambassadeurs voor jouw business? Heb jij 100% inzichtelijk hoe jouw klant jouw dienst of product ervaart op het moment van de verschillende contact momenten en acties. Heb jij volledig inzicht in de mindset en belevingswereld van jouw klant gedurende jouw proces?

Een proces dat is ingericht met doelstellingen die (meer dan) voldoen aan de verwachtingen en kwaliteitseisen van de klant is een proces dat is echt klantwaarde biedt.

 
 

12. new insights, new goals

Kloppen je oorspronkelijke doelstellingen nog met je huidige business? Jij hebt door je opgedane ervaring als ondernemer, je behaalde resultaten en ontwikkelingen binnen je business je doelen en dromen wel bijgesteld. Maar heb jij deze ooit echt vergeleken met je processen met de vraag of deze nog in alignement staan?

Obvious toch? Je doelstelling koppelen aan je processen en vergelijken maar. Komen die overeen, ondersteunt jouw proces je bij het behalen van die doelen? Top, niets meer aan doen. Komen die niet overeen? Dan wordt het dus inderdaad echt tijd om met je processen aan de slag te gaan. Want waarom dingen doen die je niet dichter bij je doel brengen?

 

Er is Maar 1 goede reden om niet te starten…

Er is een reden waarom je niet klaar zou zijn om met je processen aan de gang te gaan. Een super belangrijk element waarom je het ook echt niet moet beginnen - dat je zelfs niet mag beginnen. Want als je dan toch gaat starten dan gaat het je gewoon niet helpen, je niet verder brengen, je geen inzichten geven, helemaal niets. Het is dan gewoon zonde van je tijd en effort. Welke reden geldt voor jou?

Het is gedoe? Nope. Ik vind het namelijk geen gedoe. Sterker nog; dit is wat ik het liefste doe! Stiekem een beetje zenuwachtig voor de resultaten? Ja, snap ik. Maar met fear leren we juist. En met die leermomenten kunnen we groeien en verbeteren we. Het lijkt me juist een stuk enger om in een onderneming te blijven werken waar je niet het beste uit kunt halen, of gewoon uitvoert zonder doel. Daar zou ik een stuk onrustiger van worden. Je hebt geen tijd? Ja, heel eerlijk, een goed procesmanagement systeem wordt niet door een magische unicorn, met een doos vol chocolade waar je niet van aankomt en wijn waar je niet dronken van wordt, in je bedrijf gebracht. Je moet er echt zelf tijd in investeren. Maar goed nieuws! Want als tijd je grootste blokkade is dan is dit het eerste wat je met procesmanagent kunt gaan oplossen!

De enige goeie reden om niet te starten is:

je hebt geen zin. Punt.

Je hebt er simpelweg gewoon geen zin in. In dat geval moet je ook echt niet aan procesmanagement beginnen. Want in dat geval levert het je niets op. Ja, bestanden met informatie in een mapje op je laptop. Geen zin? Niet doen dus ;-)

 

Heb jij wel zin om met je procesmanagement aan de slag te gaan, maar weet je niet zo goed hoe of wat precies?

Plan dan een vrijblijvend gesprek met mij in. Ik denk graag met je mee hoe procesmanagement jou kan helpen.