Een interview met en door mij over processen

Hoi Aimee!

Hoi Aimee

Waarom wil jij met processen aan de slag?

Ik vind processen en het procesmatig denken gewoon heel logisch en fijn.

Waarom is dat voor jou zo logisch dan?

Want dan snap ik waarom iets gebeurt.

Waarom is het ‘snappen waarom iets gebeurd’ zo belangrijk voor je dan?

Dan begrijp ik beter waar iets vandaan komt, waar het naar toe gaat en waarom iets gebeurd. En als ik dat begrijp, weet ik makkelijker wat mijn next step is.

Wat gebeurt er als je het proces niet snapt?

Dan val ik een beetje stil en verlies ik mijn energie en motivatie - vooral mijn motivatie eigenlijk - om datgene te doen. Als iets of iemand gewoon ‘is’ zonder waarom, dan vind ik dat of diegene niet zo interessant meer. Want als de waarom niet duidelijk is, waarom zou ik het dan nog doen?

Goeie vraag

Dank je.

Je wilt dus weten wat daarna komt? De toekomst voorspellen?

Ja en nee, niet zozeer de toekomst voorspellen of weten wat er direct daarna komt. Ik vind de ‘waarom’ vraag hier in heel belangrijk. Waarom doen we wat we doen? Waarom hebben we dit als eindresultaat? Waarom willen we dit als eindresultaat? Het groter geheel dus eigenlijk. En de toekomst voorspellen…tja, het is niet op het niveau van Nostradamus, maar met een goed procesmanagement kan je wel veel beter anticiperen op wat er gaat komen en je creëert een hogere betrouwbaarheid. Dus in zeker zin voorspel je wel een beetje de toekomst ja.

En dat haal jij allemaal uit processen?

Ja zeker! Een proces begint met een resultaat en eindigt met een resultaat. Dat resultaat wil je niet zomaar behalen - je stapte vanmorgen niet uit bed en bedacht spontaan iets te gaan doen zonder daar ooit over na te hebben gedacht. Er ligt altijd een groter geheel aan ten grondslag. Je doet wat je doet voor een reden, je wilt behalen wat je wilt behalen voor een reden. Dat is het antwoord op de ‘waarom’ vraag. Of dat nou heel zakelijk is ‘meer klanten’ of heel persoonlijk ‘van de zon genieten’. Er ligt achter die acties een groter antwoord op ‘waarom’.

Hoe reageer jij dan als er geen proces is ingericht? Raak je in paniek? Haha

oh zeker niet - ik zou hooguit heel wat vaker ‘waarom’ gaan vragen dan waar iedereen blij van wordt ;-) Maar er is altijd wel een proces gaande en daarmee dus ook ingericht. Een proces is natuurlijk gewoon een opeenvolging van acties; processtappen. En die processtappen vormen samen het proces.

Ohh…ok, dus we hoeven helemaal geen proces in te richten? We moeten gewoon beseffen dat we ze hebben?

Je hoeft je proces niet perse ‘in te richten’ omdat je al een proces hebt inderdaad. Maar je moet wel zeker gaan samenwerken met je processen; je moet ze visualiseren, ze aan laten sluiten en ze gaan verbeteren.

Aansluiten? In de rij?

Nee, niet in de rij wel op je doelen. Op het groter geheel.

Nope, ik snap je niet…

Nou, jij voert een proces uit omdat je iets wilt behalen. Brengt het eindresultaat van dat proces jou een stap verder richting je doel?

Ok, voorbeeld: een van jouw doelen is dat je klanten vaker terugkomen. Je wilt echt een relatie opbouwen, een binding aan gaan. Als je je proces, van bijvoorbeeld de verkoop van je trainingen, in kaart hebt gebracht en visueel hebt gemaakt dan kan je deze beter bestuderen. Het valt je dan op dat je heel veel tijd en energie stopt in het krijgen van nieuwe klanten. Events posten op Social Media, een snel en makkelijk aanmeld systeem, een online geautomatiseerde training, enz. Al die acties zitten aan de voorkant en nu zie je ineens dat er geen enkele actie aan de achterkant zit; dus nadat je klanten je training hebben gevolgd ‘verdwijn’ jij uit hun leven. Er is totaal geen ‘nazorg’ of ‘after sales’ in je proces. Dat is dan toch gek als een van jouw doelen is om meer terugkerende klanten te krijgen?

Ah ok, maar dan check je dat toch gewoon? Dan hoef je toch niets te visualiseren

Ja zeker! Als je het visueel maakt wordt je gedwongen om op een andere manier te kijken naar je processen. En je hoeft al die processtappen niet allemaal te onthouden en daardoor kan je er met een afstand naar kijken.

ja…en dan?

Nou, dan kijk je anders naar je proces. Net zoals met andere dingen in het leven; je kan een ander altijd veel beter advies geven dan advies aan jezelf. Je proces van een afstand bekijken laat je het proces anders ervaren omdat je het op dat moment niet zelf uit hoeft te voeren. Als je je proces wilt gaan beoordelen op het moment dat je de processtappen uitvoert dan ben je met hele andere dingen bezig. De handelingen zelf, controle op juistheid, controle op volledigheid, eventuele deadline dus op de klok kijken, nadenken over de volgende stap en dan wil je aan dat moment ook een vorm van reflectie over je proces(stap) gaan toevoegen…?

Ja, dat klinkt wel een beetje veel tegelijk

My point exactly

Ok, maar dat heb je je proces visueel gemaakt en aangesloten bij je doelen….oh wacht, maar wat als je proces niet aansluit bij je doelen?

Dan verander je je proces.

Het hele proces?!?

Nee joh, alleen die onderdelen die je niet helpen je doel te behalen. En het hoeft geen hele verandering te zijn, het gaat soms ook om kleine aanpassingen.

oh ja, dan klinkt wel logisch. Domme opmerking

Geeft niks

Ok, dus we hebben een visueel proces, die sloot niet aan op de doelen dus hebben we het proces verbeterd. Klaar dan?

Yep, want je haalt je doelen altijd de eerste keer en je doelen verander je toch nooit, dus klaar!

Oh echt waar?!?

Nee

Oh…

Uhhmm…ok, nou vertel. Wat gaan we dan nu doen!

Eigenlijk gewoon heel simpel; het eindresultaat van je processen blijven aansluiten op je doelen. Er ontstaan steeds nieuwe ideeën, de wereld veranderd, resultaten vallen tegen, je moet je weer aanpassen, je moet weer iets creatiefs bedenken, enz. Die aansluiting moet je dus blijven maken.

Oh ja…je kan die gevisualiseerde processen nu ook gebruiken als een soort werkinstructie. Dus bij het aannemen van nieuw personeel of het uitbesteden van werkzaamheden aan een Virtual Assistant bijvoorbeeld. Je hoeft nu niet alle stappen ‘een-voor-een’ en persoonlijk uit te leggen maar je hebt nu een document om te overhandigen.

Dat klinkt super handig inderdaad. Dus de eerste stap is het visualiseren van je processen

Ja en je doelen helder hebben.

Ja en je doelen helder hebben

en daarna kan je overigens ook nog met KPI’s, wet- en regelgeving, beheersmaatregelen, verspillingen, doorlooptijden en dat soort zaken aan de gang. Maar misschien dat we dat voor een ander moment bewaren om het daar verder over te hebben?

Ja, leuk! Thanks, ik heb er weer veel van geleerd!

Dit wist je al wel he. Jij bent mij he.

Ja, ok, maar dit is ff voor de vorm

oh ok. Tot de volgende keer dan en graag gedaan!

 
Aimee GilesComment